Comment apprendre intelligemment – et facilement – à l’ère du manque de temps

Qu’est-ce que beaucoup d’entre nous aspirent à faire dans leur vie professionnelle?

Au fil de ma carrière, j’ai mené plus de 100 entretiens d’embauche, et je peux vous le dire : un élément que tous les candidats recherchent dans une entreprise, c’est l’occasion d’apprendre et d’évoluer.

Je les comprends totalement. Apprendre procure un sentiment d’accomplissement et d’engagement. On sent qu’on devient un atout précieux, qu’on est utile. L’apprentissage nous donne une motivation et l’impression de progresser. Pourtant, dans le travail au quotidien, on a collectivement cessé d’apprendre. Et qui est le grand coupable? Selon Forbes, c’est le temps.

Le temps, ce vieil ennemi.

Le manque de temps est l’excuse par excellence qui nous empêche de nous améliorer dans la sphère personnelle. Et aucun doute, il n’en va pas autrement dans la sphère professionnelle. Nos horaires chargés, qui ne nous laissent jamais « assez de temps » pour nous occuper de nos responsabilités, ont mis un terme à l’apprentissage en milieu de travail.

Alors, que doivent faire les entreprises? Elles peuvent essayer d’imposer des quotas de formation, des formations externes, des plans de formation, des formations obligatoires… Certaines de ces tactiques vont porter leurs fruits. D’autres, non.

La solution rapide (ou du moins, c’est ce qu’on espérait…)

Certaines idées ont plutôt bien fonctionné pour nous, mais aucune n’a été la miraculeuse « solution rapide » que nous espérions secrètement.

Voici en bref les initiatives d’apprentissage que nous avons essayées, et ce qu’elles ont donné:

• Quatre heures « obligatoires » de formation par mois : Cette pratique a tout simplement été négligée pour cause de – vous l’aurez deviné – manque de temps.
• Établissement d’objectifs d’apprentissage personnels dans nos plans de travail : La progression a été freinée… par manque de temps.
• Budget pour la formation et la certification à l’externe : Malgré l’attrait de cette initiative, la majorité des équipes n’en ont pas profité.
• Programme de formation structuré de six mois pour l’intégration de notre équipe technique : Cette initiative est probablement notre plus réussie sur le plan du taux d’achèvement. Mais elle demandait une tonne d’effort et de temps.
• Lunch and Learn : Une autre tactique fructueuse, parce que tout le monde adore y participer. Le principal problème, c’est qu’elle ne permet pas de traiter un sujet en profondeur.
• Création d’une bibliothèque d’ouvrages pour l’apprentissage de nouvelles compétences : Si quelques mordus de lecture s’en sont servis, ces livres ont surtout accumulé la poussière sur les tablettes.

Comme vous pouvez le constater, les idées ci-dessus ne se sont pas toutes soldées par un échec cuisant. Mais toutes avaient le même ennemi : le temps. Un programme a beau être bien conçu, il peut s’écrouler si nos horaires chargés nous forcent à reléguer l’apprentissage au second rang.

Néanmoins, même après autant de tentatives ratées, nous n’étions pas prêts à baisser les bras. Chaque fois que nous rencontrons un problème ou une occasion d’amélioration organisationnelle, nous nous mettons en mode recherche et développement. Nous tâchons de mieux comprendre le problème, nous formulons des hypothèses sur la cause des résultats insatisfaisants et nous faisons beaucoup de recherches. C’est ainsi que nous sommes tombés sur la notion de microapprentissage.

Le microapprentissage? Qu’est-ce que c’est que ça?

Le microapprentissage, c’est de la formation par petites bouchées. Une leçon dure entre 5 et 25 minutes. Et la beauté de la chose, c’est qu’elle peut prendre différentes formes selon le mode d’apprentissage idéal de chaque personne : vidéo, texte, contenu interactif, etc.

Vous connaissez Coursera? C’est du microapprentissage. Vous avez déjà lu un article dans Les Affaires pour apprendre quelque chose de nouveau? C’en est également. Déjà utilisé Duolingo pour apprendre une langue? Ça aussi.

Le microapprentissage a de multiples avantages : il offre de la flexibilité à la personne qui apprend, maintient son intérêt et améliore sa rétention des informations nouvelles. Mais bien sûr, il a aussi ses limites. On ne peut s’attendre à ce que les participants comprennent ainsi des concepts complexes ou acquièrent des compétences demandant beaucoup d’expérience pratique. Mais si le but est d’aider votre équipe à se perfectionner et de favoriser une culture d’apprentissage quotidien et d’amélioration continue, alors le microapprentissage peut être fait pour vous.

En ce moment, vos collègues consacrent peut-être très peu de temps – voire pas du tout – à l’apprentissage et au perfectionnement. Si c’est le cas, le microapprentissage les aidera à ancrer la formation dans leurs habitudes. Au bout d’un an, quelques microprogrammes peuvent représenter plusieurs heures d’apprentissage. Et en comparaison de la situation actuelle (aucune formation ou presque), ça me semble gagnant.

Comment vous y mettre?

Tout d’abord, je tiens à souligner qu’il y a déjà beaucoup de contenu à votre disposition sous forme de cours ou d’information à dénicher en faisant des recherches. Il est donc important de commencer par cerner les sujets récurrents qu’une bonne partie de votre équipe gagnerait à mieux maîtriser.

Chez Osedea, nous avons relevé trois grands domaines dans lesquels nous étions bons, mais pouvions devenir des pros : la communication d’entreprise, l’efficacité et la productivité, et la rétroaction. Nous sommes partis de là.

J’ai donc conçu un programme de microapprentissage de quatre semaines que j’ai décidé de rendre public. Tous les outils dont vous avez besoin pour l’implanter se trouvent sur notre page Notion. Si vous aves des questions ou commentaire à propos du programme, contactez-nous!

Nos trois sujets ne vous interpelleront peut-être pas à 100 %, mais il y a sans doute d’autres domaines dans lesquels vous aimeriez voir votre équipe s’améliorer. Si vous avez envie de coordonner des initiatives d’apprentissage pour vos collègues, voici quelques conseils généraux que nous avons appliqués et qui pourront sûrement vous être utiles :

1. Il faut que ce soit divertissant pour que les gens aient le goût d’y participer tous les jours.
2. Nous avons nommé notre programme « 1-800-LEVELUP », en clin d’œil aux infopubs loufoques. Ce nom accrocheur en a attiré plus d’un.
3. Pour ce qui est du contenu et de la structure du programme, nous avons tâché de rendre le tout stimulant pour l’équipe.
4. Nous avons conçu une présentation d’introduction pour motiver les membres de notre équipe. L’idée était de les convaincre qu’ils n’avaient pas intérêt à rater cette occasion. Comment? Nous leur avons présenté le programme comme un moyen exclusif de devenir une version améliorée d’eux-mêmes, et les places étaient limitées. Ensuite, nous nous sommes servis d’outils modernes pour déployer le programme et suivre l’avancement des participants.
5. Nous ajoutions du contenu tous les jours et encouragions nos collègues à poursuivre leurs efforts. Nous avions en place des outils pour suivre leurs progrès ainsi que des liens vers le contenu.
6. Pensez diversité : nous n’apprenons pas tous de la même manière! Personnellement, je trouve que la vidéo est le moyen le plus captivant d’apprendre, mais ce n’est pas tout le monde qui aime ce format (ni l’apprentissage visuel, d’ailleurs). Veillez à proposer toutes sortes de types de contenu.
7. Prévoyez des suivis périodiques pour évaluer le niveau des connaissances. Pour notre part, nous avons créé toute une série d’activités et de questionnaires pour vérifier la progression des acquis. Et je sollicitais toujours des commentaires sur les nouvelles compétences.
8. Donnez-leur le choix. Offrez diverses options en ce qui a trait à la durée quotidienne des tâches et proposez divers outils pour un même sujet. Il est arrivé que des collègues me demandent davantage de contenu sur des sujets particuliers qui les passionnaient.
9. Sachez qu’un programme d’apprentissage volontaire ne sera pas suivi en entier par tous les participants – mais vous le verrez, ceux-ci apprendront bien plus que s’ils avaient été laissés à eux-mêmes.