Quatre pratiques essentielles pour maintenir ses activités durant une crise planétaire

Quand les pays se sont mis à déclarer l’état d’urgence à cause de la COVID-19, nous avons délaissé nos bureaux à aire ouverte de Montréal, au Canada, et de Nantes, en France, pour travailler de la maison. Et il s’avère que nos pratiques d’entreprise nous avaient bien préparés pour faire face à une crise mondiale.

Vous vous demandez comment votre entreprise aurait pu être mieux préparée pour une telle situation? Le texte qui suit est pour vous. Selon nous, le moment est bien choisi pour remettre en question l’ordre établi – et en particulier la structure hiérarchique des organisations.

Ici, nous présentons ce que nous avons appris de la crise qui sévit actuellement tout autour du globe. Nous avons réussi à tirer notre épingle du jeu dans cette réalité. Comment? Grâce à nos processus établis qui portent leurs fruits.

Une structure horizontale, pour que toute l’équipe reste en fonction

Une structure horizontale, c’est essentiellement l’inverse d’une structure hiérarchique. On n’a pas de supérieurs ou de subordonnés immédiats, ce qui permet aux différents rôles de s’adapter au changement en toute fluidité.

Nous avons constaté que les talents des membres de notre équipe pouvaient rapidement être mis à contribution dans d’autres services. Par exemple, la COVID-19 a bouleversé le quotidien de nos responsables des ventes et du recrutement. Mais leurs compétences exceptionnelles en communication et leur créativité pouvaient facilement servir dans d’autres sphères, comme le contenu marketing, la présence en ligne, la formation et l’innovation. Grâce à notre structure horizontale, cette transition a pu s’effectuer en moins de deux.

Cette structure permet aussi à chacun de s’adresser à n’importe qui dans l’entreprise. Ainsi, elle élimine bien des intermédiaires et de la paperasse inutile pour obtenir des approbations. L’équipe tout entière a les connaissances, la formation et les compétences nécessaires pour travailler en autonomie.

Comme il n’y a pas de hiérarchie chez nous, nous avons l’habitude d’accomplir nos tâches sans supervision directe. Nous n’avons pas de comptes à rendre à un supérieur et n’attendons pas de nous faire dire quoi faire. Le résultat? Tout roule comme sur des roulettes. Nous sommes déjà habitués à faire avancer les choses en nous échangeant fréquemment les renseignements pertinents.

Vous voulez en savoir plus sur cette structure organisationnelle, lisez cet article dans lesquels nous élucidons certains des mythes entourant la structure horizontale et comment on mène la barque chez Osedea (sans aucun patron).

La flexibilité, un pilier de notre culture d’équipe

L’une de nos valeurs les plus importantes est l'harmonisation travail-vie personnelle. Le télétravail faisait donc partie de notre réalité bien avant la pandémie. À la fin de 2018, nous avons mené un projet pilote qui permettait à nos employés de travailler de la maison une fois toutes les deux semaines, ce qui nous a permis de relever bon nombre des problèmes associés à cette pratique – et d’y apporter des solutions. Nous avons ainsi établi des conditions gagnantes pour le travail à distance.

De cette façon, que notre équipe travaille du bureau ou de la maison durant le projet pilote, nos clients obtiennent la même expérience de qualité. Ce n’était jamais un dérangement ou une distraction. Nous y avons bien veillé.

Et il en va de même aujourd’hui. À l’annonce des restrictions sanitaires, nous sommes tout simplement rentrés chez nous avec nos écrans et nos tapis de souris. C’est tout ce qu’il nous fallait pour continuer de fournir un travail optimal à nos clients.

Deux autres facteurs qui ont contribué au succès de notre passage au télétravail :

1. Nous avions déjà une équipe de sécurité. Elle a veillé à ce que tous puissent travailler de manière protégée et confidentielle grâce à un RPV, où qu’ils se trouvent.
2. La technologie est au cœur de tout ce que nous faisons. Nos activités sociales, comme les Lunch and Learn, les pauses-café hebdomadaires entre collègues et les entraînements de groupe, existaient déjà en version virtuelle.

La culture de l’éloge

Il y a beaucoup d'incertitudes à l’heure actuelle, et les gens ressentent beaucoup de pression. Il est donc primordial de préserver le moral des troupes. Un bon moyen d’y arriver? Célébrer les petites victoires et se féliciter souvent les uns les autres.

Virus ou pas, cette pratique était déjà bien ancrée chez Osedea. Nous avons d’ailleurs un canal Slack réservé à cet effet. Les membres de l’équipe y saluent continuellement le beau travail, les bonnes actions spontanées, le talent et l’originalité de leurs collègues… Bref, tous les bons mots y sont permis. Et il est plus important que jamais de l’alimenter.

Nous avions aussi l’habitude de commencer nos réunions en soulignant les bons coups. L’idée est de communiquer une bonne nouvelle qui mettra toute l’équipe de bonne humeur. Cette pratique nous a beaucoup aidés à garder le moral, beau temps mauvais temps. Pour plus d'information à ce sujet, vous pouvez vous référer à nos cinq conseils pour mettre en place une culture de reconnaissance au travail.

La rétroaction, une compétence à cultiver collectivement

Dans bien des entreprises, on se demande comment donner de la rétroaction quand il y a autant de tension dans l’air. En effet, il peut être difficile de fournir des commentaires quand on sent son équipe stressée.

Comme la rétroaction a toujours été une priorité pour nous, nous avons fait des recherches et des formations approfondies sur les déclencheurs qui entrent en jeu. Nous avons appris à mettre de côté nos émotions et opinions personnelles. Nous avons créé un ensemble d’outils qui permettent aux employés de demander et de donner de la rétroaction efficace en temps opportun. Ainsi, nous sommes toujours ouverts à l’apport des autres. Nous avons été formés pour formuler nos commentaires efficacement, en tenant compte de la réalité, des sentiments et de la personnalité de l’autre. Des aptitudes très importantes dans une période comme celle-ci.

Bref, la COVID-19 nous pousse à être meilleurs et à faire mieux

Il n’y a pas de doute, la période que nous traversons apporte son lot de stress et d’incertitude. Mais c’est aussi une occasion en or de repenser notre manière de mener nos activités.

Nous vous encourageons à poser des questions difficiles. Pourquoi travaillez-vous de telle ou telle façon? Est-ce que votre structure organisationnelle facilite ou freine vos activités courantes? Et celles de vos clients? Posez un regard franc sur la situation.

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Si vous avez des questions sur ces pratiques exemplaires, n’hésitez pas à nous contacter; nous ne mordons pas! Nous nous ferons un plaisir d’échanger des idées avec vous.

Photo: Sigmund