Éliminez les pertes de temps et prenez le contrôle de votre journée

Au début de ma carrière, je finissais souvent la journée avec l'impression de ne pas avoir accompli grand-chose. J'avais travaillé fort, bien sûr, mais il y avait encore ces jours où j'avais l'impression de tourner en rond. Ça vous dit quelque chose ? Regardons de plus près quelques changements que j'ai faits pour améliorer ma productivité et pourquoi ils ont fonctionné pour moi. Ils pourraient également fonctionner pour vous !

Identifiez les voleurs de temps

Avant de pouvoir régler le problème, il fallait d'abord que je l'identifie. Où partait mon temps ? Comment certains de mes collègues arrivaient-ils à faire tellement plus en une journée ? Il est devenu clair que je n'utilisais pas mon temps efficacement. Voici les trois plus grands coupables que j'ai trouvés.

Arrêtez le « thrashing » et concentrez-vous

Si vous avez déjà vu votre ordinateur ralentir parce qu'il essayait de gérer trop de tâches en même temps, vous avez vu du « thrashing » en action. En gros, c'est quand vous passez plus de temps à changer de tâche (ou de contexte) qu'à vraiment travailler dessus.

Pour moi, le multitâche est un mythe. Je suis totalement incapable de garder le fil de deux tâches à la fois. Si je jette un coup d'œil à un message Slack pendant que j'écris une ligne de code, je perds complètement le fil de ce que je faisais. Passer constamment d'une tâche à l'autre rend tout inévitablement plus long et me laisse épuisé. Le « thrashing », sans aucun doute, était mon plus grand voleur de temps.

Évitez la paralysie par l'analyse

Pensez à la dernière fois que vous avez fait un achat important – que ce soit une maison, une voiture, ou des vacances. Vous avez probablement passé beaucoup de temps à peser le pour et le contre. C'est logique ! Vous voulez prendre la bonne décision.

Mais si vous vous êtes retrouvé coincé, incapable de faire un choix, vous avez peut-être été paralysé par l'analyse. Quand l'indécision frappe, il est facile de s'enliser, de se sentir stressé et de perdre le focus. Ça ne m'arrivait pas tous les jours, mais quand ça arrivait, ma productivité en prenait un coup.

Reconnaître et réduire les petits moments perdus

C'est plus subtil. Bien sûr, il y a des pertes de temps évidentes – comme regarder encore cette vidéo d'un chien ami avec un lion au lieu de répondre à cet e-mail que vous avez reçu ce matin – mais vous savez déjà quand vous faites ça. Je parle ici des petites inefficacités qui grugent tranquillement des minutes : chercher un stylo, déployer manuellement un projet, ou chercher l'onglet du navigateur approprié.

Mettez en place des solutions pour un flux de travail plus fluide

Une fois que j'ai identifié les plus grandes pertes de temps, les solutions sont devenues plus claires. Oui, elles demandent un effort au départ, mais croyez-moi, ça vaut la peine. Certaines solutions ont un retour sur investissement élevé et ne doivent être mises en place qu'une seule fois, tandis que d'autres nécessitent de petits ajustements chaque jour. Peu importe la solution, le temps économisé compensera largement l'effort.

Commencez chaque journée avec un plan

Je travaille dans le domaine du logiciel, donc les réunions de planification quotidiennes font partie de la norme. Mais peu importe le domaine dans lequel vous travaillez, ce concept peut vous aider à être plus productif, surtout pour éviter le « thrashing ».

La solution : planifiez votre journée.

C'est tellement simple que ça ne ressemble même pas à une solution, mais c'est justement ça qui est génial. La plupart des jours, cela prend moins d'une minute – donc il n'y a vraiment aucune excuse pour ne pas le faire. De plus, ça libère votre cerveau, car vous n'avez plus besoin de jongler mentalement avec votre liste de tâches.

Chaque matin, au début de votre journée :

• Notez toutes les tâches que vous savez en attente et que vous pourriez faire aujourd'hui, même si vous ne pensez pas toutes les accomplir.
• Priorisez-les. Les tâches urgentes en premier, suivies des importantes.

C'est tout. Facile, non ?

Il est important de noter ce que ce plan quotidien n'est pas :

• Ce n'est pas un horaire. Le temps n'est pas un facteur ici – la priorité l'est.
• Ce n'est pas détaillé. Les grandes lignes suffisent.

Où vous notez votre liste dépend de vous – que ce soit dans un carnet, des post-its, un tableau effaçable à sec, une appli de tâches, un logiciel de gestion de travail ou de productivité (il en existe des dizaines) ou même un éditeur de texte. L'essentiel, c'est qu'il soit facile de le consulter chaque fois que vous vous demandez, « Quelle est la prochaine tâche? ».

Bloquez les distractions pour garder le focus

Comme je l'ai mentionné plus tôt, un simple coup d'œil à une conversation pendant que je suis en plein travail dérange totalement ma concentration. Si vous êtes comme moi, vos notifications de chat et de courriel peuvent être plus nuisibles qu'utiles. Profitez du mode « ne pas déranger » de votre logiciel de chat, et faites savoir à votre équipe quand vous serez hors ligne, afin qu'ils sachent comment vous joindre en cas d'urgence réelle.

En cas de doute, demandez

Si vous êtes coincé sur une décision – par exemple, sur la façon dont une fonctionnalité devrait fonctionner – demandez l'avis de votre équipe. Pour ceux d'entre nous qui écrivent des logiciels, il y a souvent quelques options. Un gestionnaire de projet peut clarifier les priorités, et vos coéquipiers peuvent aider à prendre des décisions de conception. Dans le pire des cas ? Passez à une autre tâche en attendant des réponses.

Ajustez vos processus pour gagner du temps

Les solutions suivantes sont un peu plus avancées, et les gains sont plus petits. Mais une fois que vous avez éliminé les grosses pertes de temps, ces solutions peuvent vous faire gagner quelques secondes ici et là.

La méthode Lean Manufacturing, qui existe depuis des décennies, offre des leçons utiles pour les travailleurs du savoir comme nous. L'idée est de réduire le gaspillage sous toutes ses formes. Dans le domaine des logiciels (et probablement dans de nombreux autres secteurs), trois types de gaspillage ressortent pour moi :

Réduire les mouvements inutiles

Tout mouvement qui peut être minimisé est du temps perdu. Traverser la pièce pour chercher un stylo, se tourner pour atteindre un tiroir, ou parcourir les fenêtres peut s'accumuler. Voici quelques conseils pour réduire les mouvements inutiles :

• Gardez vos outils fréquemment utilisés (stylos, papier, bouteille d'eau, etc.) à portée de main, toujours au même endroit.
• Faites en sorte que vos applications les plus utilisées s'ouvrent automatiquement lorsque vous vous connectez à votre ordinateur.
• Apprenez les raccourcis clavier pour éviter de toujours utiliser la souris.
  • Pour les plus avancés : si vous êtes sur Linux, envisagez un gestionnaire de fenêtres par tuiles comme i3 pour passer d'une fenêtre à l'autre avec seulement quelques touches.

Arrêtez d'attendre et commencez à vous préparer

Parfois, attendre que quelqu'un vous fournisse quelque chose pour pouvoir finir votre travail est inévitable. Voici quelques conseils pour minimiser l'attente et commencer à vous préparer :

• Optimisez ou redéfinissez les processus. Par exemple, si votre équipe fait des révisions de code à la fin de la journée, essayez de commencer la journée par ça pour que les commentaires puissent être traités dès que possible.
• Ayez toujours une autre tâche prête à être commencée au cas où vous seriez coincé en attente.
• Rangez et désencombrez votre espace de travail (physique et numérique) pour faciliter la transition vers la tâche suivante.

Simplifiez les processus complexes pour des opérations plus fluides

Plus un processus est complexe, plus il est susceptible d'échouer. Par exemple, un processus de déploiement manuel d'un service web pourrait impliquer de se connecter à un serveur de production, de télécharger la dernière version du logiciel, de vérifier les configurations, etc. Ce n'est pas seulement risqué (nous sommes tous humains, des erreurs peuvent se produire), mais c'est aussi une perte de temps. Voici quelques conseils pour simplifier les processus complexes :

• Éliminez les étapes inutiles. Si votre équipe reçoit des notifications par e-mail pour les demandes de tirage, il n'est pas nécessaire de les prévenir séparément via le chat.
• Automatisez tout ce que vous pouvez. Des choses comme le déploiement d'applications sont des candidats parfaits pour un pipeline d'intégration continue/livraison continue (CI/CD).
• Simplifiez le reste.

Reprenez votre temps et profitez-en

Accomplir plus de choses pendant la journée de travail signifie moins de stress et plus de temps pour les choses qui comptent. Profitez-en ! Passez du temps avec vos proches, engagez-vous dans vos passe-temps, ou appréciez tout simplement l'équilibre entre le travail et la vie.