Comment tirer le maximum de vos ateliers de remue-méninges

Dans cet article, nous nous penchons à nouveau sur notre processus de découverte pour répondre aux questions fréquentes sur la portion « atelier » de la démarche. L’objectif : clarifier notre méthode et vous donner quelques idées pour vos propres ateliers lorsque vous vous lancerez dans un nouveau projet pour un client.

Pourquoi organiser un atelier avec tous les intervenants, au lieu de démarrer le travail dès qu’on connaît les exigences?

Les ateliers sont souvent vus comme une perte de temps et de ressources. Mais quand on doit fournir une solution numérique, c’est un élément clé pour partir du bon pied. Comme l’explique notre article intitulé La phase découverte : la clé d’un projet numérique réussi, pas le choix : il faut absolument prendre le temps de vérifier qu’on s’attaque aux bons problèmes. Un atelier bien monté vous aidera à confirmer que c’est bien le cas.

La portion atelier de notre méthode a une importance cruciale dans la réussite de la phase découverte. Elle nous permet de :

• recueillir les idées de tous les intervenants pour veiller à ce que la solution réponde aux problèmes selon diverses perspectives;
• repérer les obstacles potentiels pour mieux planifier les étapes de développement;
• définir clairement les défis à relever et s’entendre en équipe sur les objectifs du projet;
• mobiliser l’équipe autour des défis à relever pour lui permettre de s’approprier la réussite continue du projet.        

Quels sont les éléments clés d’un atelier réussi?

D’entrée de jeu, on pense à la participation active de tous. Voici quelques conseils pour l’encourager :

• Commencez par briser la glace. Chez Osedea, nous débutons toujours par une activité qui sert exactement à ça. Pour s’attaquer aux défis de façon efficace, il faut d’abord favoriser un esprit de collaboration. Des listes de questions brise-glace, vous en trouverez à la pelletée – et elles peuvent être utiles –, mais pour notre part, nous avons découvert qu’il fallait surtout permettre à chaque participant de se présenter avec originalité.
• Également à noter : un bon animateur pour l’activité brise-glace vous garantira un atelier réussi, qui se déroule dans l’ordre et sollicite la participation de tous. Vous avez le choix de chercher quelqu’un à l’interne ou d’engager un animateur de design thinking professionnel pour l’occasion.
• Structurez les ateliers autour d’activités éprouvées, au lieu de vous lancer dans un remue-méninges à partir de rien. De cette façon, même les plus timides pourront apporter leur grain de sel. Pour savoir comment vous y prendre, nous vous suggérons de jeter un coup d’œil aux ressources sur les conférences éclair et à la méthode «Comment pourrions-nous».

Établissez une structure et un processus décisionnel solides pour tirer le maximum de l’atelier. Nos astuces :

• Avant l’atelier, validez le contenu et le programme auprès des principaux intervenants du projet pour vous assurer qu’il répond à leurs objectifs.
• Au début de l’atelier, expliquez le concept de design thinking pour aider les participants à visualiser ce qu’ils ont à accomplir. Ce sera l’élan qui tiendra tout le monde en haleine jusqu’à la fin de l’activité.
• Assurez-vous d’établir une limite de temps pour chaque activité, avec une tâche à accomplir. Après chaque segment, mettez les idées en commun.
• Choisissez un participant qui agira à titre de responsable. Cette personne sera chargée de prendre la décision finale sur les différentes questions, pour que les choses continuent d’avancer.

À distance ou en personne?

De plus en plus, notre vie professionnelle s’adapte au mode hybride, ce qui signifie qu’il n’est pas toujours possible de réunir un groupe complet en présentiel. Les ateliers de la phase découverte peuvent être menés et produire d’aussi bons résultats dans les deux modes. Cela dit, il est essentiel d’adapter ses outils si l’on veut atteindre les mêmes objectifs. Par exemple, nous nous servons de Miro dans certaines activités, quand il est impossible d’utiliser des papiers autocollants sur un tableau comme pour un atelier traditionnel au bureau. De cette façon, les participants peuvent efficacement mettre leurs idées en commun et établir leurs priorités. (Autre excellent outil du même genre à essayer : Mural.

Pour conclure

Vous avez envie d’innover et de donner à votre équipe les moyens de créer la solution numérique idéale pour surmonter les défis et saisir les occasions qui se présentent? La phase découverte est ce qu’il vous faut. Cette expérience sans pareille vous fera tirer parti d’un processus de cocréation inspirant qui fait intervenir toutes les personnes concernées et donne d’impressionnants résultats commerciaux. En menant vos ateliers selon notre approche multidimensionnelle, vous aurez à la fin de la phase découverte une vision claire de votre produit numérique, et même un prototype fonctionnel.

On vous a donné le goût de collaborer avec nous pour créer votre solution numérique? Il suffit de nous contacter! Notre équipe d’experts saura vous montrer la façon la plus efficace d’atteindre vos objectifs.

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